SISTEM DAN PROSEDUR
Sistem: suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh,
untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (W. Gerald
Cole).
Prosedur: suatu urut-urutan
pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam
terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi (W. Gerald Cole).
SIFAT-SIFAT SISTEM :
1.
Mempunyai tujuan
2.
Mempunyai input –
proses – output
3.
Mempunyai
lingkungan
4.
Mempunyai
elemen-elemen yang saling terkait
5.
Mempunyai
pengendali sistem
6.
Mempunyai pengguna
JENIS-JENIS SISTEM :
Ø
Sistem tertutup
dan terbuka
Ø Sistem buatan manusia dan
sistem alam
SISTEM AKUNTANSI
PENDAHULUAN
Ø
Pentingnya
informasi perusahaan
Ø
Pihak – pihak yang
berkepentingan terhadap informasi perusahaan
Ø
Tujuan informasi
Ø
Penyusunan sistem
: sistem akuntansi
Ø
Bentuk-bentuk
sistem akuntansi
Definisi Sistem Akuntansi :
Formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur
dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan
ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk
laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan
bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan
lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.
SIFAT-SIFAT SISTEM
TUJUAN:
Penyediaan
informasi akuntansi kepada pihak-pihak yang memerlukan. Berupa : laporan keuangan atau laporan-laporan lainnya
INPUT-PROSES-OUTPUT:
INPUT : Bukti-bukti transaksi
PROSES : mengubah bukti
menjadi laporan
OUTPUT: Laporan-laporan
(laporan keuangan dan lainnya)
LINGKUNGAN:
Sistem-sistem
lainnya yang mendukung sistem akuntansi seperti : Sistem produksi, sistem
pemasaran, keuangan, dll.
ELEMEN-ELEMEN SISTEM AKUNTANSI
Sistem Akuntansi Utama :
§
Laporan keuangan & lap. Lainnya.
§
Klasifikasi rekening,riel & nominal
§
Buku besar (umum & pembantu)
§
Jurnal
§
Bukti transaksi
Sistem Penjualan &
Penerimaan Kas
§ Order penjualan, perintah pengiriman &
pembuatan faktur (penagihan)
§
Distribusi
penjualan
§
Piutang
§
Penerimaan uang
dan pengawasan kredit
Sistem Pembelian &
Pengluaran Kas
§
Order pembelian & lap. Pnrm. brg
§
Distribusi pembelian dan biaya
§
Utang (voucher)
§
Prosedur pengeluaran uang
Sistem Pen.ctt. Waktu &
Pe.gajian :
§
Personalia
§
Pencatatan waktu
§
Penggajian
§
Distribusi gaji dan upah
Sistem Produksi dan Be
Produksi :
§
Order produksi
§
Pengawasan
persediaan
§
Akuntansi biaya
FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM PENYUSUNSAN SISTEM AKUNTANSI
ü PRINSIP CEPAT, tepat
waktu, relevan,
ü
PRINSIP AMAN,
kenyamanan
(internal control)
ü
PRINSIP AMAN,
kenyamanan
(internal control)
Berdasarkan luasnya pekerjaan, penyusunan sistem
dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
1.
Penugasan Umum
(General Assignment),
meliputi seluruh sub sistem yang ada.
2.
Penugasan Khusus
(Special Assignmnet),
meliputi sebagian dari sistem akuntansi
persh.
seperti : hanya menyusun subsistem
akuntansi saja, atau menyusun sub logistik saja.
LANGKAH-LANGKAH
PENYUSUNAN SISTEM AKUNTANSI
1.
Analisa Sistem
Yang Ada
2.
Merencanakan Sistem Akuntansi (systems design)
3.
Penerapan Sistem
Akuntansi
4.
Pengawasan Sistem
Baru (follow – up)
SISTEM
APPROACH
Analisa
untuk mengetahui masalah-masalah baru yang timbul dan kemudian mengadakan
perubahan-perubahan dalam sistem akuntansi dapat dilakukan dengan system
approach, yaitu :
a.
Manajemen
merumuskan masalah-masalah yang dihadapi organisasinya secara garis besar,
kemudian.
b.
Menggunakan jasa
konsultan untuk melaksanakan system study terhadap masalah-masalah itu.
MASALAH-MASALAH DALAM
PENELITIAN SISTEM
1.
MASALAH PELAKSANA
2.
MENCATAT HASIL
PENELITIAN
SISTEM AKUNTANSI
DAN PENGENDALIAN INTERN
SISTEM PENGENDALIAN INTERN
SEPERTI PENGERTIAN YANG DIKELUARKAN OLEH AICPA (American Institute Certified
Public Accountant) pada tahun 1949.
Pengertian:
Arti sempit : pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan,
baik penjumlahan mendatar (crossfooting) maupun penjumlahan menurun (footing).
Arti luas : pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan
pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk
mengadakan pengawasan.
Pengawasan intern meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta
alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan didalam perusahaan dengan tujuan
untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan
kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi didalam operasi dan membantu
menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.
(AICPA)
GUNA SISTEM PENGAWASAN
INTERN
1.
Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi
2.
Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi
3.
Memajukan
efisiensi dalam operasi
4.
Membantu menjaga
agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan lebih dahulu.
ELEMEN POKOK SISTEM
PENGAWASAN INTERN
a.
Suatu struktur
organisasi yang memisahkan tanggung jawab-tanggung jawab fungsional secara
tepat.
b.
Suatu sistem
wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang berguna unt melakukan
pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik utang-utang,
pendapatan-pendapatan dan biaya-biaya.
c.
Praktek-praktek
yang sehat harus dijalankan didalam melakukan tugas-tugas dan fungsi-fungsi
setiap bagian dalam organisasi.
d.
Suatu tingkat
kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur Organisasi
-
Perbedaan struktur
organisasi ; luas, jenis dan banyaknya cabangvh
-
Dasar penyusunan
struktur organisasi
-
Struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional
-
Contoh: Gudang bahan baku – bagian pembelian – bagian penerimaan barang –
bagian akuntansi
Sistem Wewenang dan Prosedur Pembukuan
Guna
: untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang
terjadi dan juga untuk
mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Pengklasifikasian data dalam buku
besar (chart of account).,
Praktek-praktek Yang Sehat :
Maksudnya
: setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan sehingga diharapkan harta dan utang perusahaan dapat
lebih terjamin.
Beberapa contoh praktek yang
sehat :
-
Formulir bernomor
urut tercetak
-
Audit mendadak
-
Wajib cuti
sementara
-
Rotasi jabatan
-
Pemanfaatan jasa
asuransi
-
Pencocokan
jumlah-jumlah pisik dengan catatan.
Pegawai Yang Cukup Cakap :
Tingkat kecakapan pegawai
mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Bagaimana agar
didapat tingkat kecakapan pegawai yang cukup ? Mulai dari penerimaan pegawai.
PENGAWASAN-PENGAWASAN
TAMBAHAN
Selain keempat elemen pokok
diatas, diperlukan pengawasan tambahan yang terdiri dari laporan-laporan,
budget/standar dan suatu staff audit intern.
Laporan
Merupakan alat bagi suatu
bagian dalam perusahaan untuk mempertanggungjawabkan tugas-tugasnya. Agar laporan itu berfungsi
dengan baik, maka ada 5 prinsip dasar sebagai berikut :
1.
Pertanggungjawaban
2.
Pengecualian
3.
Perbandingan
4.
Ringkas
5.
Komentar
Standar/budget
Merupakan alat untuk mengukur realisasi, sehingga dapat diketahui
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Staf Audit Intern
Merupakan bagian atau pegawai
dalam perusahaan yang tugasnya melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan
prosedur-prosedur yang telah ditetapkan, apakah pelaksanaan kerja itu sesuai
atau menyimpang dari yang sudah ditetapkan.
PENGAWASAN AKUNTANSI DAN
ADMINISTRATIF
a.
Pengawasan
akuntansi
§
Terdiri dari
struktur organisasi dan semua metode, prosedur-rposedur serta catatan-catatan
yang berkaitan dengan pengamanan aktiva dan dapat dipercayanya catatan
financial.
§
Contoh : pemisahan
tugas diantara pihak yang mencatat dan membuat
laporan dengan pihak pelaksana, pengawasan fisik atas aktiva dan internal
control.
§
Pengawasan
akuntansi (accounting control) disebut juga preventive control.
§
Tujuan : untuk mencegah terjadinya
ketidakefisienan.
b. Pengawasan administratif
§
Terdiri struktur
organisasi dan semua metode, prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang
berkaitan dengan efisiensi operasi dan kepatuhan pada kebijaksanaan manajemen
dan biasanya hanya mempunyai hubungan tidak langsung dengan catatan finansial.
§
Contoh : analisis
statistik, laporan pelaksanaan (performance reports), program latihan karyawan
dan quality control.
§
Pengawasan
administratif (administrative control) disebut juga feedback control.
§
Tujuan : untuk
memperoleh informasi mengenai hasil operasi, apakah pelaksanaan pekerjaan
menyimpang dari rencananya, ada ketidakefisienan atau tidak.
